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Pour garantir la bonne conservation des documents, chaque service d'archives mène différentes tâches, dont l'une d'entre elles est le dépoussiérage. Elle peut être réalisée en interne ou en externe.

Le dépoussiérage consiste à retirer la poussière déposée sur le document sans la disperser dans l'environnement. Il s'effectue grâce à des aspirateurs équipés de filtres HEPA (high-efficiency particulate air).

La poussière a des effets négatifs sur les archives : elle attire les insectes, nourrit les moisissures et peut être désagréable lors d'une consultation des documents par les usagers. Plusieurs facteurs peuvent motiver un dépoussiérage : un fort taux d'empoussièrement, une contamination biologique ou un déménagement, ce qui est ici notre cas. La plupart du temps, il est réalisé dans le cadre de la conservation préventive.

Photo ci-dessus : Embout d'aspirateur à filtre HEPA © Archives départementales du Bas-Rhin

Pour mener cette action de la meilleure façon possible, nous avons fait le choix de faire appel à des prestataires extérieurs, car nous ne pouvons pas réaliser cette opération en interne. Plusieurs prestataires ont été contactés et ont fait l'objet d'une étude comparative pour déterminer quelle entreprise répond le mieux à nos besoins.

Les Archives ont différentes attentes pour la mise en oeuvre de cette opération : la sécurité des documents lors du transport et du traitement, la traçabilité des articles confiés au prestataire et la technicité du dépoussiérage.

Pour ce faire, les Archives municipales de Béziers ont rédigé un cahier des charges expliquant les besoins et les différents critères. Pour répondre aux critères, les entreprises devront nettoyer minutieusement les boites toutes faces comprises, les registres (plats,  4 tranches y compris le dos, la gouttière, la tête, la queue et le contre-plats), les liasses et enfin les feuillets. Le transport devra être réalisé avec un véhicule adapté et sécurisé. L'entreprise devra respecter l’ordre des documents. La visite sur site des prestataires permet aux sociétés de visualiser les locaux et les documents qui s'y trouvent et adapter ainsi leur proposition.

Ce travail concernera 78 mètres linéaires d'archives modernes (1790-1972).