Lire le billet en PDF

Les documents d'archives nécessitent des conditions particulières pour assurer une conservation optimale. À ce titre, les Archives suivent des règles très strictes. La température des magasins doit rester constante en été comme en hiver.  
La température conseillée pour la conservation des papiers et parchemins se situe autour de 18°C. Les supports photographiques, en revanche, nécessitent un environnement avoisinant les 6°C.
L'humidité est aussi un paramètre à surveiller régulièrement pour éviter le développement de moisissures ou d'autres organismes susceptibles d'abîmer les documents.
Le contrôle de la température et de l’hygrométrie est essentiel car les documents ne doivent pas subir de variation d'une amplitude supérieure à 2°C et de 5 % d'humidité ambiante.

L'utilisation de la climatisation permet d'améliorer les conditions de conservation. En effet, celle-ci filtre l'air extérieur pour le refroidir ou le réchauffer, et l'assécher ou l'humidifier selon les circonstances climatiques.

Mais les normes de conservation ne concernent pas uniquement l'environnement des magasins. Elles s'appliquent aussi aux bâtiments : il existe des normes pour les portes, les sols et les planchers, tous devant être coupe-feu. Le passage de canalisations d'eau est également à éviter pour diminuer les risques de fuite susceptibles d'abîmer ou de détruire les documents. La quantité de lumière dans les magasins doit également être prise en compte, une forte exposition à la lumière, et donc aux UV, est à proscrire.

Penser l'aménagement des magasins est capital. L'utilisation des rayonnages mobiles permet un gain de place, tandis que les rayonnages fixes sont utiles pour le rangement des documents hors-formats.
La hauteur de rayonnage préconisée est fixée à 2,20 m2. Il est conseillé d'utiliser des rayonnages métalliques et de respecter une distance de 0,80 m entre deux épis.
La surface de chaque magasin d'archives doit être inférieure à 200m2  afin de réduire les risques de propagation d'incendie.

Différents types d'espaces existent dans un bâtiment d'archives :
• les locaux de conservation
• les locaux de travail non ouverts aux publics
• les locaux ouverts aux publics

Les documents suivent un parcours qui minimisent les ruptures de charges et les passages extérieurs ou dangereux.
Il existe 3 types de circuits : celui lié au versement, à la consultation ou encore celui lié à la communication.
Il est ainsi recommandé de mettre les documents les plus utilisés le plus proche de la salle de lecture.

Dans le cadre de l'aménagement de nos nouveaux locaux à la caserne Saint-Jacques, l'ensemble de ces éléments ont été considérés, afin de rendre les futurs magasins conformes aux normes et préconisations.