Journal de bord #8

Le picking et la gestion physique des fonds

 

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Le picking est l'un des outils à disposition des archivistes pour la mise en œuvre des tâches de récolement et d'organisation physique des fonds. En anglais, ce terme signifie « cueillette ». Cette notion est originaire du domaine de la logistique.  
Dans ce secteur, le picking est le moment où le préparateur va chercher les articles d’une commande, pour les rassembler au même endroit. Le même procédé peut être utilisé dans les Archives.

 

Le picking appliqué aux archives

Lorsqu'un service d'Archives est confronté à une situation qui implique une organisation logistique précise, à l'instar d'un déménagement, il peut avoir recours au picking. Celui-ci permet non seulement de gérer les flux, mais aussi d'éviter la perte d'articles lors d'un transfert.
En 2013, par exemple, les Archives Nationales, dans le cadre de leur déménagement, ont employé un système de picking électronique, en se servant de codes-barres pour connaître la position des articles et les suivre pendant leur trajet.

Le picking  est un excellent outil pour la réorganisation des différents articles et/ou magasins. Par exemple, il permet de modifier le rangement topographique pour le rendre plus cohérent.

Dans le cas de notre déménagement, le picking consistera à prélever et extraire les articles dans un ordre adapté à la projection de rangement prévue pour les nouveaux magasins de la caserne Saint-Jacques.
L'Hôtel Dulac comporte des contraintes topographiques qui nous ont contraints de recevoir des versements de manière désordonnée. Il n'y a donc pas de continuité topographique des cotes. Le déménagement nous permettra de résoudre ce problème. À Saint-Jacques, la continuité intellectuelle des articles (c'est-à-dire des cotes successives) correspondra à la continuité topographique.

Pour effectuer un picking, il est donc important d'avoir une cotation ordonnée des documents et un récolement à jour.